– Telefonen er den største tidstyven. Heldigvis har vi spart oss mange av dem etter at vi begynte med APEX.

Hos kjøkkenleverandøren HTH har både montører og prosjektledere fått en ny hverdag. Med et nytt verktøy kunne de si farvel til det evige rotet av regneark og PDF-er. – Vi sparer tid, penger, og sporbarheten gjør at sluttforhandlingene blir mer rettferdige, sier Jørn Hanssen, prosjektleder i HTH.

Som en stor leverandør av kjøkkenløsninger gjennomfører HTH en rekke overleveringer i løpet av et år. Langt fra sjeldent oppstår det skader på produktene før sluttkunden har fått satt nøkkelen i døra.

– Det hender jo selvsagt at noen som er innom, er uheldige. Da er det viktig at vi kan dokumentere at det var plettfritt da vi gav det fra oss. Før brukte vi penn, papir, regneark, mail og telefon. Nå har alle alt i én løsning, sier Hanssen.

Dokumentasjon er nøkkelen

Det er verktøyet APEX han snakker om, en løsning for både mobil, PC og nettbrett. Alle i samme prosjekt får sømløst tilgang til den samme informasjonen om alle enhetene.

– Nå slipper vi å ringe og sende mailer. Når vi først er i leiligheten, knipser vi og laster opp bildene direkte, alle knyttet til hvert sitt produkt. Da glemmer vi ingen detaljer før kvelden kommer, og vi kan dokumentere at ingenting har skjedd i mellomtiden.

For rett som det er dukker det opp feil. Benkeplaten har fått et hakk, vasken en ripe eller en skapdør trenger malingsflikk.

– Før måtte vi ta hele kostnaden for slike reparasjoner langt oftere. Det kan være ganske store summer for noen av disse produktene. Jeg er opptatt av at det skal være rettferdig, og da er det bedre for alle at vi har klar dokumentasjon.

Mindre å krangle om

Typiske hendelser kan være at det dukker opp riper på vask, benkeplate eller skapfronter.

– Det beste er jo at sånne skader ikke skjer. Og når Apex blir brukt, merker vi faktisk at alle blir mer forsiktige. Entreprenøren kan jo til enhver tid gå inn og følge med på hva som er blitt gjort når, sier Hanssen og legger til:

– Om noe må skiftes, blir det jo dyrt for alle. Dette handler jo ikke først og fremst om å «vinne» krangelen, men om å få mindre å krangle om.

Tilgjengelighet og trygghet

Det renner ikke over i prosjektlederens mailboks lenger. Telefonene kimer ikke i ett sett.

– Telefonen er den største tidstyven. Heldigvis har vi spart oss mange av dem etter at vi begynte med APEX. Vi trenger ikke lete oss frem i mailboksen lenger, heller, det er bare å gå inn i appen og finner frem saken du vil se på.

Spesielt er Hanssen glad i at han får alt på ett sted – og at han kan følge med fra hvor som helst.

– Den tilgjengeligheten er fantastisk. Jeg kan sitte på hjemmekontoret og se på nettbrettet at alt går fint for seg. For meg er det en trygghet. I tillegg har vi historikken på hver leilighet og kan slå opp for evig og alltid.

Bedre for alle

Så mye mer oversikt har Hanssen fått, at han jevnlig anbefaler samarbeidspartnere å ta i bruk verktøyet.

– Det blir jo ikke bare enklere for oss, men for alle parter. Og jo flere involverte som bruker det, jo mer effektivt blir det, sier han.

Prosjektlederen forteller at han merker forskjellen godt når de har overleveringer hvor den andre parten ikke bruker APEX.

– Det blir mer utsending av regneark, og vi opplever generelt mindre oversikt, sier Hanssen.

– Aldri aktuelt å gå tilbake

Også kommunikasjonen rundt reservedeler og transport går smidigere etter at HTH tok i bruk verktøyet.

– Når vi får varer levert, sjekker vi alltid etter skader. Viser det seg at den er skadet i transport, dokumenterer vi det og skriver inn i appen at vi bestiller en ny. Da får entreprenøren umiddelbart beskjed om at det er gjort, og vi sparer minst én telefonsamtale.

Mer kontroll, mer oversikt, større rettferdighet – og tid og penger spart. For Hanssen har den nye hverdagen kommet for å bli:

– Å gå tilbake til den gamle løsningen er ikke et tema engang.