– Har gitt oss bedre oversikt og oppfølging

Entreprenøren Backe Romerike har skrotet både e-post og excel-baserte oversikter i reklamasjonshåndteringen sin. – Etter å ha tatt i bruk APEX har hverdagen vår blitt betydelig mer effektiv og strukturert, sier ettermarkedsleder Håvard Vestlund.

Som ettermarkedsleder har Håvard Vestlund ansvaret for mottak og håndtering av reklamasjoner i garantitiden. Det har vært utfordrende for et entreprenørselskap med hundrevis av boliger i porteføljen.

– Før fikk alle kundene oppgitt en e-postadresse å henvende seg til. Da måtte vi håndtere mottaket, besvarelser og videresendinger for hver enkelt reklamasjon til hver enkelt kunde og seksjon. Det var uoversiktlig og lite effektivt for alle parter. Derfor tok vi i bruk APEX.

Enklere hverdag

I dag får Vestlund all korrespondanse for hver enkelt leilighet samlet rett i APEX-appen.

– All historikk ligger der – reklamasjoner, besvarelser, diskusjoner og uenigheter. Alt er samlet på ett sted. Det gjør hverdagen vår enormt mye lettere, sier han, og sammenligner det med hvordan det ble gjort tidligere:

– Da måtte vi registrere at vi hadde mottatt e-posten hver gang det kom en reklamasjon. Det ble notert manuelt i et Excel-ark eller lignende, og svaret vårt måtte deretter skrives inn i en egen logg. Datoer måtte vi holde styr på selv. Det var tungvint, og det gikk gjerne 20–30 minutter for hver henvendelse.

Mye tid spart

Arbeidet som før kunne ta en halvtime, tar nå bare tre minutter. Han behøver ikke lenger bruke tid på å lete seg frem til underleverandører og kontaktpersoner i gamle prosjekter.

– Når det kommer inn en reklamasjon, får kunden umiddelbart beskjed om at saken er mottatt og vil bli oppdatert. Aktuelle underleverandører får henvendelsen tilsendt med et tastetrykk. Det gir langt mer oversikt, og vi kan følge opp tettere, sier Vestlund.

Og hvis en kunde skulle selge boligen, er det ikke lenger behov for arkeologiske utgravinger og leteaksjoner i arkiver og innbokser. – Da endrer vi bare tilgangen, og så vil den nye eieren ha all informasjon og historikk. APEX har gitt oss systemet tilbake.

APEX: for utbygger, entreprenør og boligeier

I appen har du kontroll på 

  • Befaringer – Befaringsverktøy med fordeling av arbeidsoppgaver – helt uten etterarbeid
  • Overleveringer – Papirløs overlevering, ferdig signert protokoll på stedet – helt uten etterarbeid. En fullstendig overtakelsesforretning, og med eierskifte av målere rett fra systemet.
  • Oppgavehåndtering – Effektiv håndtering og fordeling av oppgaver, feil og mangler til riktig utførende. Full historikk og sporbarhet.
  • Digitalt tilvalg – Webshop tilgjengelig via MinSide, tilvalgene legges til som arbeidsoppgave og fordeles til riktig utførende. Fører til langt færre feilleveranser.
  • Kundehåndtering – APEX er alt som skal til for å kvitte seg med uendelige e-post-tråder, telefoner, Excel-ark og papirbunker – MinSide med alt på ett sted, fører til mer fornøyde boligkunder og medarbeidere.
  • Nyttige funksjoner – Digital signering dokument, salgsregistrering, masseutsendelse på e-post og sms, enkel rapportering Nye flerboliger SSB, byggemøter, mannskapsregistrering mm!

Tar reklamasjoner mye tid?
Ring oss for å høre hvordan APEX kan hjelpe deg.